Kreedl – Zásady ochrany osobných údajov

Kreedl je AI správca budov pre správu rezidenčných nehnuteľností a facility management („Kreedl“). V mene správcov nehnuteľností, tímov facility managementu, správcov budov a developerov („Zákazníci“) prijíma telefonáty, správy cez WhatsApp, SMS a e-maily od nájomcov, obyvateľov, vedúcich prevádzok, používateľov objektov a dodávateľov a vybavuje opravy, obhliadky a ďalšie požiadavky. Kreedl prevádzkuje spoločnosť KREEDL.

Ak ste Zákazník alebo zamestnanec Zákazníka - spoločnosť KREEDL je prevádzkovateľom vašich údajov o účte, kontaktných a fakturačných údajov, údajov o používaní služby a marketingových údajov. Na tieto údaje sa vzťahujú tieto zásady.

Ak ste nájomca, obyvateľ, používateľ objektu, potenciálny nájomca alebo kupujúci, dodávateľ alebo iná osoba, ktorá kontaktuje budovu, pre ktorú Kreedl poskytuje služby - prevádzkovateľom je Zákazník (váš správca budovy, prenajímateľ, vlastník nehnuteľnosti alebo realitný maklér, s ktorým vstupujete do zmluvného vzťahu). Spoločnosť KREEDL je iba sprostredkovateľom a koná výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Zákazníka podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorá je dostupná na kreedl.com/sk/dpa. Na výkon svojich práv podľa oddielu 12 sa obráťte na svojho správcu budovy alebo nám napíšte na [email protected]; vašu žiadosť postúpime a pomôžeme s jej vybavením.

V uvedenom prípade si informačnú povinnosť voči vám podľa čl. 12, 13 a 14 GDPR plní Zákazník. Neinformoval vás Zákazník o spracúvaní vašich osobných údajov alebo o vašich súvisiacich právach? Kontaktujte nás na [email protected].

Ak navštívite kreedl.com - spoločnosť KREEDL je prevádzkovateľom údajov z webovej stránky, súborov cookie a analytiky (oddiel 11).

Každý Zákazník si zvolí jeden z troch prevádzkových režimov. Od režimu závisí, čo Kreedl ukladá.

Režim A - Bez osobných záznamov. Kreedl odpovedá na všeobecné otázky (domový poriadok, otváracie hodiny, ako nahlásiť poruchu) a nemá prístup k žiadnym záznamom o nájomcoch ani používateľoch objektov. Ukladá iba samotnú komunikáciu - nahrávky hovorov, prepisy, správy a telefónne číslo alebo e-mailovú adresu osoby, ktorá ho kontaktuje.

Režim B - Prístup bez ukladania. Kreedl v okamihu požiadavky číta údaje vo vlastnom systéme Zákazníka (softvér na správu nehnuteľností, ticketingový nástroj, CRM), napríklad aby overil, v ktorej jednotke volajúci býva alebo ktorý dodávateľ má daný objekt na starosti. Tieto záznamy nekopíruje do vlastnej databázy. Ukladá samotnú komunikáciu - nahrávky, prepisy, správy, kontaktné číslo alebo e-mail a všetko, čo osoba počas rozhovoru povie alebo napíše, čo môže zahŕňať aj údaje o jej nájme.

Režim C - Kreedl ukladá záznamy. Zákazník nahrá alebo synchronizuje do Kreedlu záznamy o nájomcoch, jednotkách, zmluvách a dodávateľoch, aby na ich základe mohol asistent konať. Kreedl ich uchováva najdlhšie počas trvania zmluvy, spolu s komunikačnými údajmi ako v režimoch A a B.

Ktorý režim platí pre vašu budovu, určuje váš správca budovy, prenajímateľ alebo vlastník nehnuteľnosti. Ak si nie ste istí, obráťte sa na túto osobu. Neinformoval vás prevádzkovateľ o odovzdaní vašich údajov alebo o režime, v ktorom sa s nimi v rámci služby Kreedl zaobchádza, alebo sa domnievate, že na toto spracúvanie neexistuje právny základ? Kontaktujte nás na [email protected].

4.1 Údaje Zákazníkov (KREEDL ako prevádzkovateľ)

• Meno, pracovný e-mail, telefónne číslo, pracovná pozícia, spoločnosť a fakturačné údaje
• Nastavenia účtu, pravidlá eskalácie, zoznamy dodávateľov a konfigurácia objektov
• Komunikácia s nami týkajúca sa podpory a obchodu
• Údaje o používaní a technické údaje - zariadenie, prehliadač, IP adresa, časové pečiatky, činnosti v platforme

4.2 Údaje nájomcov, obyvateľov, používateľov objektov, záujemcov a dodávateľov (KREEDL ako sprostredkovateľ)

V závislosti od režimu, ktorý Zákazník zvolil, môže ísť o -

• Identifikačné a kontaktné údaje - meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa
• Údaje o nájme a jednotke - budova, číslo bytu alebo jednotky, dátum nasťahovania a vysťahovania, výška nájomného, podmienky nájmu, dokumenty k nájomnej zmluve, stav zábezpeky a platieb, dlžné sumy a upomienky (iba ak nás Zákazník poverí vybavovaním platobných záležitostí)
• Údaje o požiadavkách - nahlásenia porúch, fotografie, hlasové správy, žiadosti o obhliadku, otázky týkajúce sa prístupu a všetko ostatné, čo počas rozhovoru odznie alebo sa napíše
• Údaje potenciálnych nájomcov a kupujúcich - predpokladaný dátum nasťahovania, počet členov domácnosti, zamestnanie, príjem, spôsob financovania a referencie, ak ich Zákazník vyžaduje na posúdenie žiadosti
• Údaje o dodávateľoch - meno, spoločnosť, telefón, e-mail, zmluvy a oblasti pôsobnosti technikov a dodávateľov
• Komunikačné údaje - nahrávky hovorov, prepisy, zhrnutia, obsah správ cez WhatsApp, SMS a e-mailov, časové pečiatky a metadáta
• Informácie z verejných zdrojov - pozri oddiel 4.4

České rodné číslo. Kreedl ho nevyžaduje. Vo výnimočných prípadoch, a to iba vtedy, ak nás Zákazník poverí overením totožnosti volajúceho, môže Kreedl porovnať štyri číslice za lomkou rodného čísla, ktoré volajúci uvedie, so záznamami Zákazníka. Kreedl neukladá celé rodné číslo. Za dodržiavanie § 13c českého zákona č. 133/2000 Sb. zodpovedá Zákazník, ak toto číslo poskytuje.

4.3 Čo nezhromažďujeme

• Kódy od dverí, kódy od schránok na kľúče, kódy alarmov ani iné prístupové údaje na fyzický vstup do objektov. Kreedl ich neukladá ani neodosiela. Ak ich Zákazník potrebuje oznámiť, robí tak mimo Kreedlu.
• Osobitné kategórie osobných údajov (zdravie, náboženstvo, etnický pôvod, sexuálna orientácia, politické názory), pokiaľ ich osoba v rozhovore sama neuvedie. Takéto údaje sa neextrahujú do štruktúrovaných záznamov a vymazávajú sa spolu s nahrávkou alebo prepisom.
• Čísla platobných kariet. Platby Zákazníkov kartou spracúva spoločnosť Stripe.

4.4 Informácie z verejných zdrojov

Na pokyn Zákazníka môže Kreedl zhromaždiť a zhrnúť verejne dostupné informácie o potenciálnom nájomcovi, napríklad verejné profily na sociálnych sieťach, verejné registre a iné voľne prístupné webové stránky, ako podklad pre rozhodnutie Zákazníka o žiadosti o nájom. V takom prípade -

• Prevádzkovateľom je Zákazník a jeho právnym základom je oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• O zdroji údajov, účele a vašich právach budete informovaní najneskôr pri prvom kontakte v súlade s čl. 14 GDPR.
• Proti tomuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (pozri oddiel 12).
• Výstupom je iba odporúčanie. Kreedl nikdy nerozhoduje o tom, či sa nájomná zmluva uzatvorí. Pozri oddiel 5.

4.5 Na aký účel a na akom právnom základe údaje spracúvame

Pri údajoch uvedených v oddiele 4.2 určuje účel aj právny základ spracúvania Zákazník ako prevádzkovateľ. Spoločnosť KREEDL ich spracúva výlučne na tieto účely a podľa pokynov Zákazníka. Zákazník spravidla spracúva vaše údaje takto -

• Nájomcovia, obyvatelia a používatelia objektov - vybavenie vašej požiadavky (nahlásenie poruchy, objednanie technika, dohodnutie obhliadky, zodpovedanie otázky) a jej odovzdanie Zákazníkovi, prípadne dodávateľovi. Právnym základom je plnenie nájomnej alebo inej zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a oprávnený záujem Zákazníka na riadnej správe a prevádzke nehnuteľnosti (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Potenciálni nájomcovia a kupujúci - vybavenie vášho dopytu, dohodnutie obhliadky a zhrnutie vašich odpovedí pre Zákazníka ako podklad na posúdenie žiadosti. Právnym základom je vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na základe vašej žiadosti (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a oprávnený záujem Zákazníka na posúdení žiadosti (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Nahrávky hovorov, prepisy a zhrnutia - záznam o tom, čo bolo dohodnuté, aby si to Zákazník aj vy mohli neskôr overiť, a kontrola kvality služby. Právnym základom je oprávnený záujem Zákazníka na preukázaní obsahu komunikácie a na kontrole kvality (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Dodávatelia a technici - odovzdanie zákazky a dohodnutie prístupu. Právnym základom je plnenie zmluvy medzi dodávateľom a Zákazníkom (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); v prípade zamestnancov a externých spolupracovníkov dodávateľa oprávnený záujem Zákazníka na zabezpečení opravy (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Informácie z verejných zdrojov - pozri oddiel 4.4.

Toto spracúvanie nie je založené na vašom súhlase, a preto vás oň nežiadame. Ak by Zákazník žiadal váš súhlas na konkrétny účel, vopred vás o tom bude informovať a súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu môžete namietať (oddiel 12).

4.6 Ste povinní údaje poskytnúť?

Poskytnutie údajov, na ktoré sa asistent pýta, nie je zákonnou ani zmluvnou požiadavkou a nie ste povinní ich poskytnúť. Bez niektorých údajov však nemusí byť možné vybaviť vašu požiadavku (napríklad nahlásiť poruchu alebo dohodnúť obhliadku) alebo posúdiť vašu žiadosť o nájom či kúpu.

Kreedl využíva AI modely na porozumenie požiadavkám, odpovedanie, triedenie, rezerváciu termínov, vysielanie dodávateľov v medziach stanovených Zákazníkom a na základe pokynu aj na zoraďovanie záujemcov alebo zhrňovanie informácií z verejných zdrojov.

• Všetky poradia, skóre a odporúčania slúžia iba ako podpora rozhodovania. Konečné rozhodnutie o akomkoľvek nájme, obhliadke, výpovedi, platbe alebo prístupe prijíma Zákazník a jeho pracovníci. Kreedl neprijíma rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré majú právne účinky alebo podobne významný vplyv. Odporúčania vychádzajú z kritérií stanovených Zákazníkom (napríklad dátum nasťahovania, príjem alebo referencie), nikdy z osobitných kategórií osobných údajov ani z iných chránených charakteristík, ako je pôvod, náboženstvo alebo zdravotný stav.
• Zákazník určuje hranice toho, čo môže Kreedl urobiť samostatne (napríklad ktorých dodávateľov služieb môže Kreedl vyslať a do akej hodnoty prác). Všetko mimo týchto limitov sa odovzdá na riešenie človeku. Podrobnosti nájdete v našich Obchodných podmienkach.
• Máte právo na ľudský zásah, právo vyjadriť svoje stanovisko a právo napadnúť akékoľvek odporúčanie, ktoré sa vás týka. Obráťte sa na svojho správcu budovy alebo na [email protected].
• Každý úkon asistenta sa zaznamenáva a Zákazník ho môže spätne preveriť.
• Na vašich údajoch netrénujeme AI modely. Údaje Zákazníkov ani údaje nájomcov, obyvateľov a používateľov objektov sa nepoužívajú na trénovanie ani doladenie žiadneho AI modelu, či už vlastného, alebo modelu poskytovateľa.
• K automatizovanému rozhodovaniu podľa čl. 22 GDPR pozri oddiel 12 nižšie.

Každý rozhovor s Kreedlom sa začína upozornením -

• Telefón - na začiatku každého hovoru, prichádzajúceho aj odchádzajúceho, asistent oznámi, že je AI asistentom konajúcim v mene menovite uvedeného správcu budovy, že sa hovor nahráva a prepisuje a že môžete kedykoľvek požiadať o spojenie s človekom. Pri odchádzajúcich hovoroch uvedie aj obchodný účel hovoru.
• WhatsApp a SMS - prvá správa každej konverzácie uvádza, že si píšete s AI asistentom menovite uvedeného správcu budovy, že sa správy spracúvajú a ukladajú a ako sa spojiť s človekom.
• E-mail - každý e-mail označuje odosielateľa ako AI asistenta Kreedl konajúceho v mene menovite uvedeného správcu budovy.

Upozornenie nezávisí od miestnych právnych predpisov. Uvádzame ho všade.

Údaje poskytujeme iba v rozsahu potrebnom na prevádzku služby. Osobné údaje nikdy nepredávame.

Mobilné telefónne čísla a stav súhlasu so zasielaním SMS sa používajú výlučne na poskytovanie služby zasielania správ a nikdy sa nepredávajú ani neposkytujú tretím stranám alebo prepojeným spoločnostiam na marketingové účely.

Váš správca budovy (Zákazník). Všetka komunikácia a údaje o požiadavkách sú dostupné Zákazníkovi, ktorého budovu ste kontaktovali.

Dodávatelia a technici. Na zabezpečenie opravy Kreedl odovzdá dodávateľovi údaje potrebné na vykonanie práce - budovu, jednotku, popis poruchy, fotografie a kontaktné číslo, ak je potrebné dohodnúť prístup.

Sprostredkovatelia (ďalší sprostredkovatelia). Na základe zmlúv o spracúvaní osobných údajov využívame týchto poskytovateľov -

• AI modely - Anthropic (Claude), OpenAI, Google Cloud (Gemini)
• Hlas - ElevenLabs (reč), Twilio a DIDWW (telefónia a SMS)
• Zasielanie správ - Meta (WhatsApp Business Platform), Slack
• Hosting a údaje - Amazon Web Services, Google Cloud Platform, Railway, MongoDB Atlas
• Analytika a súhlasy - PostHog, Cookiebot, LinkedIn (meranie reklamy, iba webová stránka)
• Firemné nástroje - Stripe (fakturácia), Google Calendar, Notion

Ak sa ďalším sprostredkovateľom spoločnosti KREEDL stane akákoľvek iná tretia strana, tento zoznam aktualizujeme a zmenu vopred oznámime Zákazníkom v súlade so Zmluvou o spracúvaní osobných údajov (DPA).

Požiadavky právnych predpisov. Údaje o sprostredkovateľoch a iných príjemcoch sprístupníme, ak to vyžaduje zákon alebo príslušný orgán.

Kreedl môže fungovať výlučne na infraštruktúre v EÚ alebo so spracúvaním pomocou AI v Spojených štátoch. O tom rozhoduje Zákazník; ak Zákazník písomne nepožiada o konfiguráciu výlučne v rámci EÚ, spracúvanie pomocou AI a telefónia môžu prebiehať aj mimo EHP. Ak ktorýkoľvek poskytovateľ spracúva údaje mimo EHP alebo Spojeného kráľovstva, využívame štandardné zmluvné doložky EÚ, dodatok Spojeného kráľovstva o medzinárodnom prenose údajov (UK International Data Transfer Addendum) alebo rozhodnutie o primeranosti (vrátane rámca EU-US Data Privacy Framework, ak je poskytovateľ certifikovaný). Ktorá konfigurácia platí pre vašu budovu, sa dozviete od svojho správcu budovy.

Po skončení zmluvy so Zákazníkom exportujeme Zákazníkovi všetky údaje nájomcov, obyvateľov a používateľov objektov a do 30 dní ich vymažeme. Šifrované zálohy sa vymažú do 90 dní. Ak dotknutá osoba požiada o vymazanie skôr, vykonáme ho na pokyn Zákazníka ako prevádzkovateľa; pri údajoch, ktorých prevádzkovateľom je KREEDL, ich vymažeme skôr, pokiaľ tomu nebráni zákonná povinnosť.

Prístup k osobným údajom dotknutých osôb je riadený na základe rolí a obmedzený na pracovníkov, ktorí ho potrebujú na prevádzku služby, a každý prístup aj každý úkon asistenta sa zaznamenáva. Prihlasovacie údaje k poskytovateľom a API kľúče sú uložené v zabezpečenom úložisku tajných kľúčov (secrets manager) a nikdy nie sú sprístupnené používateľom. Naše bezpečnostné opatrenia pravidelne testujeme a vyhodnocujeme. V prípade porušenia ochrany osobných údajov informujeme Zákazníkov, ktorých sa porušenie týka, bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín potom, ako sme sa o ňom dozvedeli. Oznámenie dozornému orgánu a dotknutým osobám vykoná strana určená v Zmluve o spracúvaní osobných údajov; pri údajoch, ktorých prevádzkovateľom je KREEDL, oznámenie vykoná KREEDL, ak to vyžaduje zákon.

Prevádzkovateľ a sprostredkovateľ sa v Zmluve o spracúvaní osobných údajov zaviazali zaviesť technické postupy, ktoré zohľadňujú potrebu ochrany osobných údajov.

Webová stránka kreedl.com používa na správu súhlasov nástroj Cookiebot. Pri prvej návšteve môžete voliteľné súbory cookie prijať alebo odmietnuť a svoju voľbu môžete kedykoľvek zmeniť na kreedl.com/sk/cookies.

• Nevyhnutné - prihlásenie, zabezpečenie a uloženie súhlasu. Vždy aktívne.
• Štatistické - produktová analytika PostHog a záznam relácií (pohyby myši, kliknutia, obsah stránky; heslá a platobné polia sú maskované). Iba s vaším súhlasom.
• Marketingové - LinkedIn Insight Tag na meranie reklamy. Iba s vaším súhlasom.

Úplný zoznam súborov cookie, ktorý Cookiebot automaticky aktualizuje, nájdete na kreedl.com/sk/cookies.

Podľa GDPR máte -

• právo na prístup k osobným údajom a na informácie o nich vrátane kópie nahrávky alebo prepisu vášho hovoru;
• právo na opravu;
• právo na vymazanie („právo na zabudnutie“);
• právo na obmedzenie spracúvania;
• právo na prenosnosť údajov;
• právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov;
• právo nebyť predmetom automatizovaného spracúvania, ak nejde o výnimku podľa čl. 22 ods. 2 písm. a) až c) GDPR;
• právo namietať proti spracúvaniu a
• právo podať sťažnosť v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.

Právo namietať. Ak sa vaše údaje spracúvajú na základe oprávneného záujmu (oddiel 4.5), predovšetkým pri nahrávaní hovorov a zhromažďovaní informácií z verejných zdrojov (oddiel 4.4), môžete kedykoľvek namietať proti tomuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie. Prevádzkovateľ potom vaše údaje ďalej nespracúva, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo pokiaľ ich nepotrebuje na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Ak chcete využiť svoje práva, kontaktujte nás na [email protected]. Na overenie vašej totožnosti zvyčajne postačí, ak nám napíšete z rovnakého telefónneho čísla alebo e-mailovej adresy, z ktorých ste nás kontaktovali. Pri údajoch, ktorých prevádzkovateľom je KREEDL, odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. Ak je prevádzkovateľom vašich údajov správca budovy, vašu žiadosť mu postúpime do 3 pracovných dní a pomôžeme mu s odpoveďou. Sťažnosť môžete podať českému Úradu na ochranu osobných údajov (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz) alebo, ak je tento orgán vo vašom prípade príslušný, v Spojenom kráľovstve úradu Information Commissioner's Office (ico.org.uk).

Služba nie je určená deťom ako samostatným používateľom, pri kontaktovaní budovy s ňou však môže komunikovať aj maloletý. Údaje spracúvame iba v rozsahu nevyhnutnom na vybavenie konkrétnej požiadavky a na pokyn prevádzkovateľa. Žiadosť rodiča alebo zákonného zástupcu o prístup alebo vymazanie postúpime prevádzkovateľovi, ktorý posúdi oprávnenie žiadateľa, záujem dieťaťa a zákonné podmienky.

Tieto zásady môžeme aktualizovať. Podstatné zmeny oznámime Zákazníkom e-mailom najmenej 14 dní vopred a vyznačíme ich novým dátumom účinnosti.

KREEDL s.r.o., Záhřebská 562/41, Vinohrady, 120 00 Praha 2, Česká republika

[email protected]